省旅游局文电管理相关实施细则

  • 索引号:430S00036/2012-76453
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  • 发布机构:省旅游发展委员会
  • 发文日期:2012-09-18
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  • 名称:省旅游局文电管理相关实施细则

文电管理制度

⒈凡以省局名义发出的文电均按业务归口,先由各处室负责起草。

⒉各处室领导对本处室起草的文电要认真把关审定,并由处室负责人签署意见。

⒊各处室起草的文电必须按程序先送办公室归总和初审,然后由办公室按照分工送局领导审核签发。凡未经办公室负责人初审和局长审核签发的文件,机要室不予编号、盖章,文印室不予打印。

⒋各类文电必须文字简练、表达清楚、卷面整洁、校对准确,没有错漏且符合有关文电格式。

⒌文件内容涉及党和国家机密的,应根据国家保密规定和文件的机密程度,分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”,交局机要室送发。

⒍与省直有关部门联合上报下发的文电,按上述规则办理。凡我局主办的,由主管处室起草交办公室呈局领导审定后送有关部门会签。凡其他部门主办,我局协办的,也由主管处室提出意见后按程序送局领导签发。

⒎对省局的正式文件实行总量控制,以保证文件的权威性。凡可发可不发的坚决不发,可以用公函形式发的不用正式文件发。

8.涉及重大政策调整和保密的文件,须局办公室进行保密审查,局政策法规处进行合法性审查。

文印制度

⒈各种文件、资料的打印、复印、传真由办公室统一归口管理;

⒉凡须打印、复印、传真的文件、资料必须事先送办公室批准,并统一登记编号,否则不得打印、复印、传真;

⒊非文印室工作人员未经允许,不得进入文印室,更不得随意翻阅有关文件资料和自行动用文印设备;

⒋各种需打印、复印的资料必须提前送办公室,根据文件要求,分清轻重缓急,统一由办公室安排打印、复印。

机要保密制度

保守党和国家的机密,是关系到党和国家安全,加速社会主义现代化建设的大事。是每一个共产党员和国家工作人员的极其严肃的职责,为做好我局的保密工作,特作如下规定:

⒈不在公共场所、子女、亲友的面前谈及国家机密;不在私人交往中泄露国家秘密;不携带秘密文电和秘密文件到宿舍和公共场所;不用普通电话和无线电话传递国家秘密事项;不用明码电报和未加密传真机传输秘密文件。

⒉不该知道的机密不问,不该看的机密文件不看,不该说的机密不说。

⒊建立严格的文件登记和保管制度,机密文件要存放在有保密设施的文件柜内。

⒋严格遵守机密文件、资料、档案的管理、借用制度和登记手续,机密文件、资料不准私自翻印、复制、摘录与外传。

⒌凡需传阅的文件、函件均由机要员签收后送办公室负责人确定阅文范围,除局领导由机要员送阅外,其他同志到机要室阅文,阅后签名。原则上每半月阅一次,急件随到随阅。

⒍需要各处室承办的文件,由机要员登记送发。各处室要及时做好文件的登记、保管、承办、清退等各项工作。

⒎各单位因工作需要借用文件时,须办理借阅登记手续,用后要按时归还,不得遗失,未经许可不能转借。

⒏发现失、泄密问题及时向领导汇报,并采取补救措施,防止扩散。

档案管理制度

⒈凡属本单位归档范围的各种文件材料,必须按规定向档案部门移交,实行集中统一保管。

⒉针对文书、科技、财会档案及其他专门档案的各自特点以及载体的差异,采用不同的保管形式和方法。

⒊档案库房管理要按国家有关规定做好防火、防盗、防光、防雷、防尘、防虫、防鼠、防高温高湿、防有害气体等工作,确保档案安全。

⒋保持库房整洁,定期对档案资料进行检查、清理、核对工作,如发现问题,要立即向领导报告,对破损或褪变档案及时抢救。

⒌档案及有关资料的接收、移交、销毁,要严格履行交接手续及审批制度。

印章管理制度

(一)印章应指定专人保管使用,局印由机要员保管使用。各单位印章保管员要报机要室,并在登记册上载明是什么印章、印文、印模及保管人员姓名。按照保密要求,印章管理人员不得随意委托他人代取代用,也不得图省事而敞开印章保管柜或任意放置在办公桌上,使用印章要在办公室内,一般不得将印章携带出机关使用。

(二)严格履行局印使用批准手续。

⒈对涉及局机关一般事项需要用印的,包括联系工作的介绍信、一般性说明,须由单位负责人签字后,经局办公室主任审批。

⒉除联系工作的介绍信、一般性说明外,均由分管的局领导审批。

⒊带全局性和重大事项需用印的,须由局长审定签字。

⒋在印刷厂套印有机关印鉴的文件时,不能由主办单位“借”印鉴到印刷厂套印,必须由印鉴管理人员到现场监印。

⒌盖印须保留有领导签字的原始材料,底稿存档,并填写登记表。

(三)刻制单位印章,必须持有关部门批准成立该单位的批文到秘书科开具介绍信,然后到指定的地点刻制并严格按照规定的式样和规格处理。

公务接洽制度

(一)公务接洽一般是通过电话、电报、传真或派人来当面洽谈公务事项。其工作的好坏直接关系到机关单位的工作面貌和声誉。负责公务接洽的同志,要有很强的事业心、责任感和良好的工作作风,既要热情、周到、谦虚谨慎,又要提高警惕;既要坚持原则,按政策办事,又要有一定的灵活性。

(二)公务接洽事项要逐项登记,及时请示报告和催办。对上级的紧急指示和通知,要随时通过电话、电报、传真下达或报告领导;对所属单位发生的突发性事故和灾害,要随时向有关负责同志报告、请示;对比较重要的问题,在处理过程中要随时掌握办理情况,及时催办,做到事事有记载、件件有着落。

(三)对本地公务来访人员访问或办理某一事项,应视情况给予妥善答复或指明办事地点或手续。如果来人提出要找领导同志落实政策或解决某些问题,公务接洽人员要灵活处理,该由部门办理的工作,应介绍到有关部门去办理;确需领导同志会见的,要事先与领导同志联系,一般不要直接将来人带到领导同志办公室或宿舍。

(四)热情接待、妥善处置上访人员。

督查督办制度

(一)需要处理的文件、传真、送领导同志审核的文稿,与其他部门会签会办的文稿,局党组会、局长办公会的决定或局长、副局长交办的事项,由办公室指定专人及时督查督办、负责到底。

(二)建立“督查督办表”,根据轻重缓急,规定适当的办理期限。凡是需要有关部门研究提出意见的公文,注明某月某日前报结果,“急件”、“特急件”应加标记。

(三)对未按时办理的文电、事项,督查督办人员应采取多种方式催办。对一些内容重要,一再督促仍无结果,或者在办理过程中遇到新困难的,应及时报告领导。

(四)报请局党组成员及其他局领导审批、签发的公文,机要人员和党组秘书应及时催请领导处理。

(五)党组成员及其他局领导交办的文电和有关事项,其督查督办情况及办理结果,由办公室指定的专人或办公室负责人及时向有关领导汇报。